2016年11月2日水曜日

業務改善に役立つかもしれないプロセス成熟度フレームワークについての知識

こんにちは。高橋です。

今回は、『プロセス成熟度フレームワーク』について触れてみたいと思います。

プロセス成熟度フレームワークは、COBIT(Control Objectives for Information and related Technology)という組織が提唱する、ITガバナンスのベストプラクティス集で定義されているフレームワークです。

と、これだけ聞くとどんなものかよく分かりませんが、簡単にお伝えすると、現状の業務プロセスがどれだけ適切に定義され、運営されているかを測定するフレームワークです。

では、なぜ業務プロセスを測定することが必要なのでしょうか。
測定することで分かることは以下の2点となります。


  • その業務プロセスがどの程度標準化されているか、また改善がされているかという現在の状態を把握できる。
  • 業務プロセスが目指すべき状態を明確にして、現在の状態とのギャップを明確にする。


初心者の人がいきなり高い目標を設定したり、上級者の人が低すぎる目標を設定しても、なかなかレベルアップできませんよね。
プロセス改善を行うには、まず現状の状態を知り、そのレベルに適した目標を設定することが必要です。

それでは各レベルの概要を見てみましょう。


レベル0:存在しない
認識可能なプロセスが存在していない。
対処すべき問題も認識されていない。

レベル1:初期
対応が必要な問題の存在については認識されている。
ただし、標準化されたプロセスは存在せず、問題の対応は個人的にまたは、場当たり的に行われている。

レベル2:反復可能
同じ仕事を別の人が行っても、同様の手順で行われる程度のプロセスは存在する。
標準的なプロセスを研修、周知は行われていないため、実行は個人の知識に委ねられ、誤りが生じやすい。

レベル3:定義済み
手順が標準化および文書化され、研修を通じて周知されている。
しかし、標準化された手順に従うかどうかは個人に任されており、定義されたとおりでないことが発生しても発見しにくい。
プロセス自体は、既存のものを正式化しただけで、最適化はされていない。

レベル4:管理可能
手順の順守度を監視及び計測することができ、プロセスが効果的に機能していないと判断された場合には対策をとることができる。
プロセスは改善が常に行われ、良好なプロセスへとつながる。自動化及び各種管理ツールは部分的に使用されている。

レベル5:最適化
継続的改善、および他部門や他社との比較による成熟モデルを適用してきた結果として、プロセスがベストプラクティスの域に達している。
IT部門は統合され、ワークフローが自動化されている。これにより品質と有効性を向上させるツールを提供しているので、適応性は高い。


どのレベルに当てはまったでしょうか?
実際に分析する時には、レベルの中でも複数項目に分けて、何ができているのかチェックしてみると分かりやすいと思います。
<例>

完全にどのレベルか当てはまらなくても、下のレベルのものでできていないところがあれば、そこから改善していくと、段々と上のレベルに近づいて行くでしょう。

「とりあえず業務が回っているからいいや…」と問題を放置しておくと、今は問題が起きていなくても、将来的に問題が発生する可能性もあります。
これを機に、業務プロセスを見直してみてはいかがでしょうか。

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